تعميم رقم (9/2028) لسنة 1997 بشأن تحديث واستخدام بيانات النظام الآلي لسجل العاملين المدنيين بالدولة والمراسلات الصادرة للديوان

دولة الكويت ديوان الخدمة المدنية الإشارة /د :3 التاريخ :22 ذو القعدة 1418هـ 31 مارس 1997م تعميم رقم ) /9 97 (بشأن تحديث واستخدام بيانات النظام الآلي لسجل العاملين المدنيين بالدولة والمراسلات الصادرة للديوان ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ في إطار اختصاص ديوان الخدمة المدنية برسم السياسات والخطط التي تكفل للجهاز الإداري بالدولة الارتقاء بمستوى الخدمات للمواطنين ، وفـــي إطــار اختصاص الديوان بوضع نظام سجل العاملين لـمــوظفي الدولة والإشراف على تنفيذه ومتابعة أعمال الجهاز الإداري للدولة ، فإننا نود الإحاطة بما يلي : أولا : تعتبر البيانات المخزونه بالنظام الآلي لسجل العاملين لموظفي الدولة هي البيانات التي يستند إليها الديوان في إبداء الآراء واتخاذ القرارات فيما يتعلق برسم السياسات ووضع النظم الخاصة بمتابعة أعمال الجهاز الإداري والإشراف على تنفيذ قوانين ولوائح التوظف ومراقبة تطبيقها و مـــن ثــم فــإن تحديث تلك البيانات من الأمور بالغة الأهمية ، ومن الواجبات والمسئولـيات الرئيسية لإدارات الشئون الإدارية بالجهات الحكومية المطبق لديها هذا 0 النظام ثانيــا : يجب أن تشمل كافة المراسلات الواردة للديوان بشأن موضوعات تتعلق بالموظفين العاملين وفقا لنظام الخدمة المدنية لدى الجهة ، البيانات التالية : (1)اسم الموظف 0 (2)الرقم المدني المدون بالبطاقة المدنية 0 (3)تاريخ مطابقة بيانات الموظف المحفوظة لدى الجهة مع البيانات المخزونة بالنظام الآلي ويجب أن يكون هو ذات تاريخ المراسلة ما ، لم يذكر خلاف ذلك 0 وقــد تــم إعــداد الـنماذج المرفقة أرقام ) ،1 2 ، 3 (للالتزام بها في إعداد تلك المراسلات ويتحمل الموظف المختص لدى الجهة مسؤلية عدم تحديث تلك البيانات أو الخطأ في إدخالها مع ، عدم الإخلال بالمسئولية التأديبية ، كما تتحمل الجهة مسئولية التأخير في دراسة تلك الموضوعات في حالةعدم تحديث تلك البيانات 0 ثالثـــا : يراعى أخذ موافقة الديوان المسبقة في الموضوعات المنصوص عليها في قوانين ولوائح الخدمة المدنية بالإضافة إلى الموضوعات التالية قبل أن تصدر الجهة القرارات المتعلقة بها :1 – استحداث رمز لمؤهل دراسي 0 2 –استحداث رمز لدورة تدريبية 0 3 -تعديل أو استحداث وحدات تنطيمية .4 - استحداث أو تغيير مسميات وظيفية . ومن ثم فإنه لا يتم تنفيذ تلك الطلبات بنظام سجل العاملين إلا إذا كان الطلب مستوفيا ذلك الشرط . رابعا : تعتبر بيانات نظام سجل العاملين من البيانات المحظور نشرها أو استخدامها في غير الاغراض المحددة لها أو تداولها أو الاطلاع عليها لغير العاملين المصرح لهم من الجهة المعنية بذلك . ويجب على الجهة تحديد مسئولية ادخال البيانات أو التعامل معها تحديدا دقيقا وننبه الي أنه وفقا لقانون ونظام الخدمة المدنية يحظر على أي موظف ان يدلي باية معلومات من هذا النظام يكون قد اطلع عليها بحكم عملة ، وكل موظف يخالف ذلك يعاقب تأديبيا مع عدم الاخلال بالمسئولية الجزائية أو المدنية عند الاقتضاء . لذا يرجى التفضل بالعلم ، والايعاز لمن يلزم بجهتكم الموقرة لتنفيذ ماسبق الاشارة اليه اعتبارا من يوم الثلاثاء الموافق 1997/7/1 ،آملين تعاونكم وتعزيزكم للجهود التي يبذلها الديوان فيما يتعلق برسم السياسات وخطط التنمية الادارية ، والارتقاء بمستوي الخدمات التي يقدمها الديوان بصفة عامة للجهات الحكومية فيما يتعلق بالخدمة المدنية في الجهاز الاداري للدولة . رئيس الديوان محمد محمد السلمان الصباح وكيل ديوان الخدمة المدنية